Comment nous vérifions les fournisseurs
Avant de pouvoir répondre à un appel d’offres, chaque entreprise est vérifiée par l’équipe PamojaBid : numéros officiels, documents, associés, dirigeants et mandat du signataire.
Mon entreprise › Vérification
Exemple
Exemple · dossier de vérification
Numéros d’enregistrement — fait
Documents obligatoires — fait
Actionnaires (total de 100 %) — fait
Dirigeants — fait
Un signataire avec son mandat — à faire
Déposez le mandat ou les statuts qui désignent la personne qui signe les offres
De l’inscription à la vérification
- Constituer le dossierL’entreprise saisit ses numéros RCCM, ID Nat et NIF, dépose ses documents, déclare ses associés et ses dirigeants, et désigne un signataire avec son mandat.
- Revue par notre équipeUn membre de l’équipe PamojaBid contrôle chaque document et chaque mandat. Il peut demander des corrections ; le dossier revient alors à l’entreprise.
- Une décision motivéeL’entreprise est vérifiée ou refusée. Une demande de correction ou un refus est communiqué aux propriétaires avec sa raison.
- Rester à jourUn document renouvelé est revu à son tour. En attendant, la version vérifiée précédente reste valable jusqu’à sa date d’expiration.
Ce que nous contrôlons
Chaque dossier est examiné par un membre de notre équipe, à partir des documents déposés. La vérification est gratuite : PamojaBid ne demande jamais d’argent à un fournisseur pour être vérifié.
Des numéros qui concordent
Les numéros RCCM, ID Nat et NIF doivent correspondre aux documents. Un numéro déjà vérifié pour une autre entreprise bloque l’approbation.
Capital et dirigeants
D’après les statuts et le registre des associés, nous examinons si le capital est majoritairement congolais et si les dirigeants sont congolais.
Le mandat du signataire
La personne qui signe les offres doit avoir un mandat vérifié et en cours de validité, appuyé par un mandat écrit ou par les statuts.
Un examen sans conflit d’intérêts
Avant d’approuver, le membre de l’équipe déclare n’avoir aucun conflit d’intérêts avec l’entreprise. Sa décision est inscrite au journal d’audit.
Les documents et leur validité
Quand un document expire, sa date d’expiration est fixée au dépôt : lue sur le document ou calculée depuis sa date d’émission. Un document déjà expiré est refusé.
Statuts
Requis pour la vérification. Ils peuvent aussi désigner le signataire.
Registre des associés
Requis pour la vérification. Il appuie la déclaration des associés et de leurs parts.
Attestation ARSP
Requise pour la vérification et pour chaque appel d’offres. Sa date d’expiration est celle inscrite sur l’attestation.
Mandat du signataire
Désigne la personne autorisée à signer les offres, avec ses dates de validité.
Quitus fiscal
Exigé quand l’acheteur l’ajoute à un appel d’offres. PamojaBid le compte valable 12 mois à compter de sa date d’émission.
Attestation CNSS
Exigée quand l’acheteur l’ajoute à un appel d’offres. PamojaBid la compte valable 3 mois à compter de sa date d’émission.
Contrôles auprès des sources officielles
Pendant l’examen, les membres de notre équipe confrontent les documents aux sources publiques. Ces contrôles sont faits manuellement : la plateforme n’est pas reliée à ces administrations.
Registre public de l’ARSP
La liste des entreprises enregistrées publiée sur arsp.cd confirme l’enregistrement à l’ARSP, le RCCM, le NIF et, quand elle y figure, la date d’expiration de l’attestation.
Authentification DGI
Une attestation fiscale est authentifiée sur le service de vérification de la DGI (dgi.gouv.cd), par son code QR ou sa référence.
L’organisme émetteur
Quand un document soulève un doute, nous contactons l’organisme qui l’a délivré : CNSS, INPP, ONEM ou le notaire.
Ce que la plateforme impose
Le logiciel applique ces règles à chaque entreprise et à chaque offre.
- Pas d’approbation tant qu’un numéro, un document requis ou un mandat de signataire en cours de validité manque, ou qu’un document attend encore une décision
- Un document dont la date d’expiration est passée est refusé au dépôt
- Un document renouvelé ne remplace l’ancien qu’une fois vérifié
- Une offre ne peut pas être déposée si un document exigé par l’appel d’offres est manquant, expiré ou en attente de vérification — le fournisseur le voit avant de répondre
- Une entreprise peut être suspendue, avec une raison communiquée à ses propriétaires
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