Politique de confidentialité

PamojaBid SARL, société de droit congolais dont le siège est à Lubumbashi, Haut-Katanga, République démocratique du Congo, est responsable des traitements décrits ici.

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : privacy@pamojabid.com.

Cette politique applique l’ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique, et en particulier ses dispositions sur la protection des données à caractère personnel.

• PamojaBid est responsable du traitement pour les comptes, la connexion, la sécurité, le coffre-fort de documents des fournisseurs et leur vérification, et le journal d’audit.
• Lorsqu’un fournisseur soumet une offre, l’entreprise acheteuse qui la reçoit devient responsable, de son côté, de l’usage qu’elle fait de cette offre pour son appel d’offres.
• Pour les appels d’offres, les évaluations et les décisions d’une entreprise acheteuse, PamojaBid traite les données pour le compte de cet acheteur et sur ses seules instructions (sous-traitant au sens de la protection des données personnelles uniquement), selon le contrat de licence de logiciel qui les lie. PamojaBid n’exécute aucune partie de l’activité de l’acheteur.

• Compte : nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone vérifiés, langue, rôles dans les organisations, réglages de double authentification.
• Connexion et sécurité : codes à usage unique (conservés sous forme d’empreinte), sessions, navigateur utilisé, adresse IP conservée sous forme d’empreinte.
• Organisations : identité légale, identifiants officiels (RCCM, identification nationale, NIF, certificat ARSP), adresse, et les documents déposés au coffre-fort — qui peuvent contenir des données sur des tiers : dirigeants, associés et leur nationalité (pour vérifier la majorité congolaise exigée par la loi), pièces d’identité, mandats des signataires.
• Appels d’offres et offres : les dossiers, questions, offres, prix, documents et évaluations, avec le nom de la personne qui a agi.
• Journal d’audit : qui a fait quoi et quand, avec des identifiants et des codes — jamais vos coordonnées.
• Conversations avec l’assistant Glory et documents de travail, privés à leur auteur ou partagés avec son équipe selon son choix.

Dès la saisie du code de connexion, un compte est créé avec votre adresse ou votre numéro vérifié ; il n’est utilisable qu’après acceptation des conditions d’utilisation à l’étape suivante.

Une organisation qui dépose des documents concernant d’autres personnes s’engage à les en avoir informées. PamojaBid s’adresse aux professionnels : nous ne traitons pas sciemment de données de mineurs.

• Créer et sécuriser votre compte, vous connecter, gérer les organisations et leurs membres — exécution du contrat (les conditions d’utilisation).
• Vérifier les organisations fournisseuses et leurs documents, publier les appels d’offres, recevoir, sceller puis ouvrir les offres — exécution du contrat avec vous et avec l’acheteur.
• Tenir un journal d’audit infalsifiable et prévenir la fraude — intérêt légitime de PamojaBid et des acheteurs à prouver qui a fait quoi, et respect de leurs obligations légales.
• Vous envoyer les messages du service (codes, invitations, alertes de sécurité, résultats) — exécution du contrat.
• Utiliser l’intelligence artificielle pour les fonctions que vous ou votre organisation choisissez d’utiliser — exécution du contrat ; ces fonctions restent facultatives.
• Répondre aux autorités lorsque la loi l’exige — obligation légale.

Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas pour de la publicité.

Quand vous utilisez une fonction d’intelligence artificielle (Glory, lecture d’un dossier, brouillon d’offre, comparaison ou contrôle des prix), nous envoyons au fournisseur du modèle le contenu nécessaire à la demande : le texte et les documents de l’appel d’offres, les documents de votre organisation, votre question et, pour un acheteur, les offres déjà ouvertes.

Une offre n’est jamais envoyée avant son ouverture. Les données sont transmises pour produire la réponse, et non pour entraîner les modèles, selon le contrat de traitement des données conclu avec le fournisseur, qui fixe aussi leur durée de conservation chez lui.

Le modèle propose des brouillons et des suggestions ; aucune décision vous concernant (vérification, attribution, exclusion) n’est prise de manière entièrement automatisée. Une personne décide toujours.

Chaque appel au modèle est enregistré au journal d’audit, sans le contenu de la demande.

• Les membres de votre organisation, selon leur rôle.
• Les membres habilités de l’acheteur à qui vous soumettez une offre, après son ouverture.
• Le public, pour les seules informations que l’acheteur rend publiques sur un appel d’offres (jamais vos documents ni vos offres).
• L’équipe de PamojaBid, pour la vérification et l’assistance, chaque consultation d’un document étant enregistrée au journal d’audit.
• Nos prestataires techniques, listés ci-dessous, uniquement pour le service qu’ils nous rendent.
• Les autorités, lorsque la loi nous y oblige.

Nous faisons appel aux prestataires suivants, liés par contrat à la confidentialité et à la sécurité :

• Hébergement, base de données et stockage des documents : Hetzner Online GmbH — Allemagne et Finlande (Union européenne).
• Intelligence artificielle : Anthropic PBC (modèles Claude) — États-Unis.
• Intelligence artificielle, pour la seule rédaction de résumés d’appels d’offres lorsque cette fonction l’utilise : DeepSeek — Chine.
• Envoi des e-mails : Postmark (ActiveCampaign, LLC) — États-Unis.
• Envoi des SMS : Africa’s Talking Ltd — Kenya.

Ces prestataires traitent donc des données hors de la République démocratique du Congo. Nous n’effectuons ces transferts que vers des prestataires offrant des garanties de protection suffisantes, encadrées par contrat, et dans le respect des conditions que le Code du numérique fixe pour les transferts internationaux.

La liste à jour de nos prestataires techniques est disponible sur demande à privacy@pamojabid.com.

• Codes de connexion : valables 10 minutes ; seule leur empreinte est conservée.
• Compte ouvert mais jamais complété (sans nom ni conditions acceptées) : il ne contient que l’adresse ou le numéro vérifié, et vous pouvez en demander la suppression à tout moment.
• Sessions : fermées après 30 jours sans activité, et au plus tard 90 jours après la connexion.
• Compte : tant qu’il est ouvert. À sa suppression, votre nom, vos coordonnées et vos réglages de double authentification sont effacés ; le compte n’est plus qu’un identifiant anonyme.
• Documents des organisations : tant que l’organisation les garde dans son coffre-fort, puis le temps nécessaire à la preuve des vérifications effectuées.
• Appels d’offres, offres et évaluations : pendant la durée exigée par les obligations légales et contractuelles des acheteurs, notamment de conservation des pièces comptables (jusqu’à 10 ans).
• Journal d’audit : sans limite de durée. Il ne contient que des identifiants et des codes, jamais de coordonnées, et ne peut être ni modifié ni effacé — c’est ce qui en fait une preuve.

Les offres sont chiffrées, et la plateforme ne permet de les ouvrir qu’après la date limite ; les clés de scellement sont conservées à part. Les documents sont chiffrés au repos, les connexions protégées (HTTPS), les secrets d’authentification chiffrés, les adresses IP conservées sous forme d’empreinte, et les rôles sensibles exigent la double authentification.

En cas de violation de données présentant un risque pour vous, nous en informons l’autorité de protection des données et les personnes concernées dans les conditions prévues par la loi.

Nous utilisons uniquement des cookies de session, nécessaires à votre connexion (un pour l’application, un second pour l’espace réservé à l’équipe PamojaBid). Nous n’utilisons ni cookie publicitaire ni outil de mesure d’audience.

L’application garde aussi dans votre navigateur votre choix de langue et, le temps d’une connexion en deux étapes ou de l’acceptation d’une invitation, l’étape ou le lien en cours. Rien de cela n’est partagé avec des tiers.

• être informé de l’utilisation de vos données ;
• accéder à vos données et en obtenir une copie ;
• faire rectifier des données inexactes — votre nom et votre langue se modifient directement depuis « Mon compte » ;
• faire effacer vos données — depuis « Mon compte » ou en nous écrivant, dans les limites décrites plus haut pour les offres et le journal d’audit ; si vous refusez une nouvelle version des conditions, écrivez-nous pour fermer votre compte ;
• vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation ;
• ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Écrivez à privacy@pamojabid.com. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, et nous répondons dans un délai d’un mois. Pour les données d’un appel d’offres traitées pour le compte d’un acheteur, nous transmettons votre demande à cet acheteur.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l’autorité de protection des données à caractère personnel instituée par le Code du numérique.

Chaque version de cette politique est datée. Une nouvelle version vous est présentée à votre prochaine connexion, avec les conditions d’utilisation.

PamojaBid SARL — Lubumbashi, Haut-Katanga, République démocratique du Congo — privacy@pamojabid.com.